INLEIDING BIJ HET NMI - MEDIATION-REGLEMENT - 2001
Het NMI
De Stichting Nederlands Mediation Instituut (NMI) is een onafhankelijke organisatie. Zij stimuleert de toepassing en bevordert de kwaliteit van mediation in Nederland. Mediation is het oplossen van geschillen door partijen zelf, met behulp van een neutrale bemiddelaar: de mediator. Het onafhankelijke NMI beheert het NMI Register van Mediators. Daarin staan mediators ingeschreven die een door het NMI erkende mediation-training of mediation-opleiding hebben gevolgd.
NMI Mediation Reglement
Bij mediation worden bepaalde regels gehanteerd. Deze zijn vastgelegd in het NMI Mediation Reglement. De basisprincipes van mediation zijn in het reglement vastgelegd.
Benoeming van een mediator
De mediator wordt door de partijen gezamenlijk benoemd. Om een keuze te kunnen maken verstrekt het NMI op aanvraag desgewenst een lijst (selectie) van mediators die aan bepaalde, objectieve criteria voldoen (bijvoorbeeld specialisatie, plaats van vestiging). Partijen kunnen te allen tijde de benoeming van de mediator intrekken en een andere mediator benoemen.
Volgens het reglement zijn bij een aanvraag om een selectie administratiekosten verschuldigd. Het NMI ziet er in de regel echter van af, deze kosten in rekening te brengen. Dit heeft overigens geen precedentwerking.
Vrijwilligheid en vrijblijvendheid, tot aan het sluiten van een vaststellingsovereenkomst
Elke mediation vindt plaats op basis van vrijwilligheid en vrijblijvendheid van alle daarbij betrokkenen. Niemand is verplicht tot mediation. Dit betekent ook dat elke partij, maar ook de mediator, op elk tijdstip in de procedure het recht heeft zich daaruit terug te trekken. Een geslaagde mediation wordt afgesloten door de ondertekening door partijen van een vaststellingsovereenkomst. Daarin wordt de gezamenlijk bereikte overeenstemming vastgelegd.
Beslotenheid en geheimhouding. De mediation-overeenkomst.
Beslotenheid en geheimhouding zijn twee essentiële kenmerken van mediation. Daardoor kunnen partijen tijdens de mediation-procedure vrijuit met elkaar van gedachten wisselen; mondeling en schriftelijk. Partijen en de mediator waarborgen deze geheimhouding in de zogeheten mediation-overeenkomst, die wordt gesloten bij het begin van de mediation. Deze waarborg van geheimhouding is gebaseerd op de wet (art. 7:900-3 BW jo. art. 180 Rv; bewijsovereenkomst). Alle bij de mediation aanwezige personen zijn gebonden aan de regels van beslotenheid en geheimhouding. 1)
Wat houdt de mediation-procedure in?
Mediation kan plaatsvinden tussen twee of meer partijen. De mediator doet geen uitspraak over het geschil, zoals rechters of arbiters dat wèl doen. Hij helpt de partijen, als procesbegeleider, bij hun overleg en hun onderhandelingen. Hij gaat zodanig met hen om, dat de partijen zelf hun geschil kunnen oplossen op basis van hun daadwerkelijke belangen in plaats van op basis van juridische stellingnames. Die gezamenlijk bereikte oplossing kan daardoor anders (bijvoorbeeld meer op de praktijk gericht) en vaak ook veel creatiever uitvallen dan een vonnis van een rechter of arbiter.
Betrokkenheid van partijen, het informele karakter van de procedure
Door de actieve rol van partijen bij de oplossing van hun geschil, voelen zij zich voortdurend betrokken bij wat er gebeurt. Partijen en de mediator bepalen in onderling overleg hoe de mediation wordt aangepakt, zodat de procedure een informeel karakter heeft.
Voortvarendheid
Door het flexibele en informele karakter leidt mediation in het algemeen tot een snellere oplossing van een geschil dan bij een juridische procedure (rechter of arbiter) het geval kan zijn.
Afzonderlijke gesprekken met de mediator
Als onderdeel van de mediation kan de mediator afzonderlijke gesprekken voeren met elke partij (pendeldiplomatie). De informatie die tijdens een dergelijk gesprek aan de mediator wordt verstrekt, zal vertrouwelijk door de mediator worden behandeld en zal dus niet aan de andere partij(en) worden verstrekt, tenzij anders is afgesproken.
Hulppersonen
Bij het in kaart brengen van hun geschil kunnen partijen in gezamenlijk overleg gebruik maken van hulppersonen of -organisaties, bijvoorbeeld technische experts. De regels van geheimhouding zijn (via een daartoe strekkende geheimhoudingsverklaring) ook op hen van toepassing. 1)
Verbod voeren van andere procedures tijdens de mediation
Het is partijen volgens het reglement niet toegestaan, elkaar tijdens de mediation te betrekken in een juridische procedure over het onderwerp van de mediation of over onderdelen daarvan. Uitgezonderd zijn gevallen van juridische noodzaak, zoals het verlopen van termijnen of het vervallen van verhaalsmogelijkheden. Wordt tot een juridische actie besloten, dan dienen de mediator en de andere partij(en) onmiddellijk te worden geïnformeerd. Voorzover dat juridisch mogelijk is, dienen reeds lopende procedures over het onderwerp van de mediation te worden opgeschort voor de duur van de mediation-procedure.
Kosten
Behalve -in uitzonderingsgevallen- een bedrag aan administratiekosten (zie hiervoor; "Benoeming van de mediator"), betalen partijen het honorarium en de eventuele onkosten van de mediator. In het voorkomende geval betalen partijen bovendien het honorarium en de eventuele onkosten van door hen gezamenlijk ingeschakelde hulppersonen. Gevraagd kan worden, voorschotten te betalen. De kosten van de mediation worden door alle betrokken partijen voor gelijke delen gedragen, tenzij in de mediation-overeenkomst een andere verdeling is overeengekomen.
Klachten
Indien een betrokkene een klacht heeft over het functioneren van de mediator,
kan hij of zij de klacht voorleggen aan het NMI. Als de klacht niet meteen
oplosbaar blijkt, wordt deze doorgeleid naar een klachtbehandelaar. Diens
taak is, te proberen de klacht tot een oplossing te brengen. Op de klachtbehandeling
is de Klachtenregeling NMI van toepassing.
Mocht een oplossing niet mogelijk blijken, dan kan de klager de klacht
neerleggen bij de Tuchtcommissie.
Wat als de mediation niet zou slagen?
Indien partijen er niet in mochten slagen om hun geschil door mediation op te lossen, kunnen zij het geschil alsnog voorleggen aan de rechter of arbiter. Het spreekt vanzelf dat tijdens een dergelijke juridische procedure geen gebruik gemaakt mag worden van informatie of stukken van de andere partij(en) die als gevolg van de mediation bekend geworden zijn. Deze stukken zijn "sans préjudice". 1)
Geslaagde mediation: het sluiten van een vaststellingsovereenkomst
Een geslaagde mediation wordt afgesloten door de ondertekening door partijen van een vaststellingsovereenkomst, waarin de bereikte overeenstemming wordt vastgelegd.
De vaststellingsovereenkomst is juridisch bindend. Geschillen over de uitvoering van deze overeenkomst worden, als de overeenkomst dat bepaalt, onderworpen aan mediation door een mediator, alvorens eventueel een rechter of een arbiter wordt ingeschakeld. Bij dergelijke procedures voor de rechter of een arbiter mag alleen de door partijen ondertekende vaststellingsovereenkomst worden overgelegd. Voor het overige blijven de regels van beslotenheid en geheimhouding van kracht. 1)
1) Het Nederlandse rechtssysteem -wet en rechtspraak-
kent op dit moment geen verschoningsrecht voor mediators.
Dit betekent dat, als een mediator in een procedure voor de rechter wordt
opgeroepen als getuige, het aan de rechter
is om de contractuele zwijgplicht van de mediator al dan niet te eerbiedigen.
Het is evenzeer aan de rechter om bewijs
dat wordt geleverd met schending van de contractuele geheimhoudingsplicht,
al dan niet als rechtskrachtig te aanvaarden.
Inmiddels is daarover de eerste rechtspraak in ons land verschenen, waarbij
de rechter de geheimhoudingsplicht van de
partijen heeft gerespecteerd en gesanctioneerd. Het ministerie van Justitie
is gestart met een nadere studie inzake het
(eventuele) verschoningsrecht en de geheimhoudingsplicht van de mediator,
zodat de inzet niet neerkomt op
het eenvoudigweg afwachten van de ontwikkelingen in de jurisprudentie.
